Föreningsstyrningsrapport

Föreningsstyrningsrapport 2021

HSB Karlskoga-Degerfors tillämpar de HSB gemensamma styrdokumenten HSBs Kompass, HSBs Varumärkesriktlinjer och HSBs Kod för föreningsstyrning (Koden). HSB Karlskoga-Degerfors omfattar moderföreningen, HSB Group samt HSB Redovisningsbyrå.

Föreningsstyrningsrapporten har på särskilt uppdrag granskats av vår föreningsgranskare. Granskningen har omfattat genomgång av rapporten och föreningens aktiviteter i förhållande till de regler som anges i Koden.

Granskning av skriftlig dokumentation har genomförts, likaså muntlig avstämning med representanter från ledningen.

Bakgrund

Koden är utformad särskilt för HSB och utgår från Svensk kod för bolagsstyrning, de kooperativa principerna och HSBs kärnvärderingar. Den gäller för alla HSB-föreningar, nationella och regionala bolag samt HSB Riksförbund. Koden gäller inte för bostadsrättsföreningar. Syftet med Koden är att den ska utgöra ett internt verktyg för att säkerställa en öppen och genomlyst organisation, där varje medlem som så önskar ska ha insyn i verksamheten och möjlighet att påverka. Koden ska också bidra till att HSB styrs på ett för medlemmarna effektivt sätt. Det innebär bland annat att årsredovisningen kompletteras med denna föreningsstyrningsrapport, som översiktligt beskriver hur HSB Karlskoga-Degerfors tillämpat Koden under räkenskapsåret 2021.

Koden bygger på principen ”följ eller förklara”. Det innebär att avvikelser från Koden ska redovisas och orsaken till avvikelsen förklaras. En effektiv styrning av verksamheten utgör grunden för att skapa förtroende. HSB tillämpar effektiva ledningsprocesser och rutiner med regelbunden uppföljning. Medarbetare uppmuntras att sträva mot företagets vision och mål. De uppnås med hjälp av gemensamma värderingar, individuella mål, tydliga ansvarsområden och befogenhet att agera.

Tillämpning av Koden

HSB Karlskoga-Degerfors följer Koden med undantag för 2.2.10.

2.2.10.

Information om vilka personer som nominerats till förtroendeuppdrag och fortfarande står till förfogande ska lämnas på föreningens webbplats. Av hänsyn till den personliga integriteten redovisas inga personuppgifter.

På föreningens webbplats publiceras information som rör formella krav på verksamheten såsom tid för kallelse, att lämna motioner och nomineringsprocessen.

Nomineringsprocess

HSB Karlskoga-Degerfors valberedning representerar föreningens medlemmar och består av personer från medlemsgrupperna. Valberedningen har möjlighet att närvara vid styrelsesammanträden.  Valberedningen följer upp styrelsens arbete genom samtal med ordförande. Ordförande genomför årligen ett utvecklingssamtal/utvärdering som sammanställs till valberedningen.

Valberedningens förslag presenteras i kallelsen till fullmäktigeombuden och på föreningens webbplats. Här informeras också om hur nomineringar går till och tidpunkt för inlämnande av förslag till kandidater.

På stämman presenterar valberedningen sitt förslag och lämnar en redogörelse för sitt arbete. Ersättningen till valberedningens ledamöter regleras enligt reglementet avseende arvoden och ekonomiska ersättningar till förtroendevalda i HSB Karlskoga-Degerfors som antas på stämman.

Valberedning:

  • Torbjörn Melin född 1948, valberedningens ordförande samt är även ledamot i sin bostadsrättsförening, pensionär.
  • Ingrid Lauri född 1950, ledamot i valberedningen samt är även ledamot i sin bostadsrättsförening, pensionär.
  • Lars Ekström född 1953, ledamot i valberedningen, pensionär.

Fullmäktige

Grundtalet för antal ombud per förening till fullmäktige är 200, vilket innebär att föreningar i storleksordningen 1-200 bostadsrätter har rätt till ett ombud. HSB Karlskoga-Degerfors fullmäktige består därför av ett ombud per bostadsrättsförening.

Styrelsen och dess arbetsformer/VD

Styrelsen består av åtta stämmovalda ledamöter. VD ingår inte i styrelsen. Styrelsens storlek och sammansättning ger utrymme för olika kompetenser, erfarenheter, bakgrund och kön.  Styrelsen ska hålla minst fem sammanträden per år.  Vid behov ska extra sammanträden hållas för särskilda frågor.

Styrelsen har vid sitt sammanträde 2021-10-21 gått igenom och fastställt samtliga policys, riktlinjer och HSBs uppförandekod. Styrelsens instruktion i form av arbetsordning samt vd-instruktion är anpassade till föreningens förhållanden och utgör styrdokument för dess arbete. Styrelsens arbetsordning genomgår en årlig översyn och en ny årsplan tas fram.

Styrelsens sammansättning i HSB Karlskoga-Degerfors:

  • Per-Anders Johansson född 1977, ordförande, närvarat vid 11 av 11 styrelsemöten, sitter som HSB ledamot i fyra bostadsrättsföreningar, yrkesverksam.
  • Per-Erik Forsmark född 1939, ledamot, närvarat vid 11 av 11 styrelsemöten, sitter som HSB ledamot i tre bostadsrättsföreningar, pensionär.
  • Sixten Österlund född 1962, ledamot, närvarat vid 11 av 11 styrelsemöten, sitter som HSB ledamot i två bostadsrättsföreningar, yrkesverksam.
  • Marianne Karlsson född 1961, ledamot, närvarat vid 10 av 11 styrelsemöten, sitter som HSB ledamot i två bostadsrättsföreningar, yrkesverksam.
  • Niklas Karlsson född 1968, ledamot, närvarat vid 7 av 11 styrelsemöten, sitter som HSB ledamot i tre bostadsrättsföreningar, yrkesverksam.
  • Anders Nordin född 1968, ledamot, närvarat vid 8 av 11 styrelsemöten, sitter som HSB ledamot i två bostadsrättsföreningar, yrkesverksam.
  • Per Cavallie född 1957, invald som ledamot på föreningsstämman 2021-10-19, närvarat vid 3 av 11 styrelsemöten, sitter som HSB ledamot i en bostadsrättsförening, yrkesverksam.
  • Karolina Amnå född 1987, invald som ledamot på föreningsstämman 2021-10-19, närvarat vid 3 av 11 styrelsemöten, sitter som HSB ledamot i en bostadsrättsförening, yrkesverksam.

VD:

  • Johan Röjare född 1966, VD, sitter som HSB ledamot i tre bostadsrättsföreningar, yrkesverksam.
    För VD och samtliga anställda utgår endast fasta ersättningar.

Revisor

Peter Rosengren född 1966, Auktoriserad revisor, Lorka Revision AB.

Föreningsgranskare

Föreningsgranskare ska enligt stadgarna vara lägst en och högst fyra. En föreningsgranskare utsågs av fullmäktige vid föreningsstämman 2020 efter förslag från föreningens valberedning som även lämnade förslag till arvode. Föreningsgranskare är Rasmus Nordwall född 1990, ledamot i en bostadsrättsförening, yrkesverksam.

Information och kommunikation

VD lämnar vd-rapport inför styrelsemötena där all väsentlig information om verksamheten delges. Styrelsen har ca 2 ggr/år avstämningsmöten gällande placeringsreglementet. Styrelsen informeras även om utvärdering av brfer som genomförs årligen.

Ordföranden i HSB Karlskoga-Degerfors håller årligen utvecklingssamtal med alla ledamöter. Dessa sammanställs och ligger till underlag för valberedningens arbete.

Årligen hålls en HSB ledamot utbildning för samtliga ledamöter. Utbildning inom penningtvätt (FAR) görs via webbinarium för ledamöterna.