Föreningsstyrningsrapport

Föreningsstyrningsrapport 2024

HSB Karlskoga-Degerfors tillämpar de HSB gemensamma styrdokumenten HSBs Kompass, HSBs Varumärkesriktlinjer och HSBs Kod för föreningsstyrning (Koden). HSB Karlskoga-Degerfors omfattar moderföreningen, HSB Group samt HSB Redovisningsbyrå.

Föreningsstyrningsrapporten har på särskilt uppdrag granskats av vår föreningsgranskare Lasse Ekström. Granskningen har omfattat genomgång av rapporten och föreningens aktiviteter i förhållande till de regler som anges i Koden.

Granskning av skriftlig dokumentation har genomförts, likaså muntlig avstämning med representanter från ledningen.

Bakgrund

Koden är utformad särskilt för HSB och utgår från Svensk kod för bolagsstyrning, de kooperativa principerna och HSBs kärnvärderingar. Den gäller för alla HSB-föreningar, nationella och regionala bolag samt HSB Riksförbund. Koden gäller inte för bostadsrättsföreningar. Syftet med Koden är att den ska utgöra ett internt verktyg för att säkerställa en öppen och genomlyst organisation, där varje medlem som så önskar ska ha insyn i verksamheten och möjlighet att påverka. Koden ska också bidra till att HSB styrs på ett för medlemmarna effektivt sätt. Det innebär bland annat att årsredovisningen kompletteras med denna föreningsstyrningsrapport, som översiktligt beskriver hur HSB Karlskoga-Degerfors tillämpat Koden under räkenskapsåret 2024.

Koden bygger på principen ”följ eller förklara”. Det innebär att avvikelser från Koden ska redovisas och orsaken till avvikelsen förklaras. En effektiv styrning av verksamheten utgör grunden för att skapa förtroende. HSB tillämpar effektiva ledningsprocesser och rutiner med regelbunden uppföljning. Medarbetare uppmuntras att sträva mot företagets vision och mål. De uppnås med hjälp av gemensamma värderingar, individuella mål, tydliga ansvarsområden och befogenhet att agera.

Tillämpning av Koden

HSB Karlskoga-Degerfors följer Koden med undantag för 2.1.3, 2.1.4, 2.2.10 samt 2.2.11

2.1.3 Uppgift om de personer som står till förfogande till valberedning samt förslag på arvodering av valberedningen, ska bifogas kallelsen till föreningsstämman samt lämnas på föreningens webbplats.

Undantag är att HSB Karlskoga Degerfors ek för ej lämnar ut information om arvodering på webbplatsen med hänsyn till den personliga integriteten för berörda personer

2.1.4 För de personer som enligt 2.1.3 står till förfogande till valberedningen ska följande information lämnas på föreningens webbplats som ett komplement till kallelsen:

-Ålder, Huvudsaklig utbildning, Huvudsaklig arbetslivserfarenhet, Eventuella uppdrag i föreningen, Andra väsentliga uppdrag, Det år ledamoten invaldes i styrelsen (gäller vid omval), Övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende.

Undantag är att HSB Karlskoga Degerfors ek för ej lämnar ut denna information med hänsyn till den personliga integriteten för berörda personer

2.2.10 Valberedningens förslag till val och arvodering av styrelseordförande, styrelseledamöter, revisor och andra funktionärer ska framgå av det underlag som bifogas kallelsen till föreningsstämman. Information om vilka personer som nominerats och fortfarande står till förfogande ska lämnas på föreningens webbplats.

Undantag är att HSB Karlskoga Degerfors ek för ej lämnar ut denna information på webbplatsen utan finns endast med kallelsen till föreningsstämman med hänsyn till den personliga integriteten för berörda personer

2.2.11 För de personer som valberedningen föreslår för nyval/omval till föreningsstyrelsen ska följande information lämnas på föreningens webbplats som ett komplement till kallelsen.

-Ålder, Huvudsaklig utbildning, Huvudsaklig arbetslivserfarenhet, Eventuella uppdrag i föreningen, Andra väsentliga uppdrag, Det år ledamoten invaldes i styrelsen(gäller vid omval), Om ledamoten enligt valberedningen är att anse som oberoende i förhållande till föreningen och föreningsledningen, Övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende.

Undantag är att HSB Karlskoga-Degerfors ek för ej lämnar ut denna information med hänsyn till den personliga integriteten för berörda personer

Nomineringsprocess

HSB Karlskoga-Degerfors valberedning representerar föreningens medlemmar och består av personer från medlemsgrupperna. Valberedningen har möjlighet att närvara vid styrelsesammanträden.  Valberedningen följer upp styrelsens arbete genom samtal med ordförande. Ordförande genomför årligen ett utvecklingssamtal/utvärdering som sammanställs till valberedningen.

Valberedningens förslag presenteras i kallelsen till fullmäktigeombuden och på föreningens webbplats. Här informeras också om hur nomineringar går till och tidpunkt för inlämnande av förslag till kandidater.

På stämman presenterar valberedningen sitt förslag och lämnar en redogörelse för sitt arbete. Ersättningen till valberedningens ledamöter regleras enligt reglementet avseende arvoden och ekonomiska ersättningar till förtroendevalda i HSB Karlskoga-Degerfors som antas på stämman.

Valberedning:

  • Torbjörn Melin född 1948, pensionär.
  • Ingrid Lauri född 1950, pensionär.

Fullmäktige

Grundtalet för antal ombud per förening till fullmäktige är 200, vilket innebär att föreningar i storleksordningen 1-200 bostadsrätter har rätt till ett ombud. HSB Karlskoga-Degerfors fullmäktige består därför av ett ombud per bostadsrättsförening.

Styrelsen och dess arbetsformer/VD

Styrelsen består av sex stämmovalda ledamöter. VD ingår inte i styrelsen. Styrelsens storlek och sammansättning ger utrymme för olika kompetenser, erfarenheter, bakgrund och kön.  Styrelsen ska hålla minst fem sammanträden per år.  Vid behov ska extra sammanträden hållas för särskilda frågor.

Styrelsen har vid sitt sammanträde 2024-09-27 gått igenom och fastställt samtliga policys, riktlinjer och HSBs uppförandekod. Styrelsens instruktion i form av arbetsordning samt vd-instruktion är anpassade till föreningens förhållanden och utgör styrdokument för dess arbete. Styrelsens arbetsordning genomgår en årlig översyn och en ny årsplan tas fram.

Styrelsens sammansättning i HSB Karlskoga-Degerfors:

  • Margareta Karlsson, ordförande, född 1942 närvarat vid 9 av 9 styrelsemöten.
  • Per-Anders Johansson född 1977, ledamot, närvarat vid 8 av 9 styrelsemöten, yrkesverksam.
  • Sixten Österlund född 1962, ledamot, närvarat vid 9 av 9 styrelsemöten, yrkesverksam.
  • Marianne Karlsson född 1961, ledamot, närvarat vid 8 av 9 styrelsemöten, yrkesverksam.
  • Niklas Karlsson född 1968, ledamot, närvarat vid 6 av 9 styrelsemöten, yrkesverksam.
  • Per Cavallie född 1957, ledamot, närvarat vid 8 av 9 styrelsemöten, yrkesverksam.

VD:

  • Johan Röjare född 1966, VD.
    För VD och samtliga anställda utgår endast fasta ersättningar. VD har förmånsbil. Avtal om lön och andra anställningsvillkor för VD beslutas av styrelsen, efter förslag från styrelseordförande. Föreningens revisor ska granska hur principerna om ersättning till ledande befattningshavare har tillämpats.

Revisor

Läs mer om revisor på sidan revisor.

Revision, risk och intern kontroll

Styrelsen ska etablera ett ramverk och processer för riskhantering och intern kontroll. Det ska vara anpassat till verksamheten och vara föremål för årlig utvärdering. Styrelsen ska se till att föreningsgranskarna har tillgång till relevant information om verksamheten och ett reglerat samarbete med revisor.

Finansiell rapportering, gm Årsbokslut, Budget för kommande år samt information av VD vid styrelsemöten gällande investeringar och likviditet.

HSB Karlskoga-Degerfors ek för erbjuder inlåning endast till medlemsföreningar* och sköter betalningar på uppdrag av bostadsrättsföreningarna. *Tillstånd gm Länsstyrelsen.

Föreningen har ingen formell internrevision skuld från den övriga organisationen. Styrelsens bedömning är att ytterligare en kontrollinstans utöver nuvarande kontrollfunktioner inte är ekonomiskt motiverad.

Föreningsgranskare

Föreningsgranskare ska enligt stadgarna vara lägst en och högst fyra. En föreningsgranskare utsågs av fullmäktige vid föreningsstämman 2024 efter förslag från föreningens valberedning som även lämnade förslag till arvode. Föreningsgranskare är Lasse Ekström född 1953, pensionär.

Information och kommunikation

VD lämnar VD-rapport inför styrelsemötena där all väsentlig information om verksamheten delges. Styrelsen har ca 2 ggr/år avstämningsmöten gällande placeringsreglementet. Styrelsen informeras även om utvärdering av brfer som genomförs årligen.

Ordföranden i HSB Karlskoga-Degerfors håller årligen utvecklingssamtal med alla ledamöter. Dessa sammanställs och ligger till underlag för valberedningens arbete.

Årligen hålls en HSB ledamot utbildning för samtliga ledamöter. Utbildning inom penningtvätt (FAR) görs via webbinarium för ledamöterna.