Föreningsgranskare

Uppdraget

Vid sidan av revisorn utser föreningsstämman också en eller flera föreningsgranskare. Revisor är ett lagbundet krav medan föreningsgranskare är ett tillägg inom HSB enligt stadgarna och HSBs kod för föreningsstyrning Till skillnad från revisorn är föreningsgranskarnas uppdrag inriktat på granskning ur ett medlemsperspektiv, föreningens styrning, medlemmarnas insyn och möjlighet till inflytande. Granskningen tar sin utgångspunkt i de styrdokument som reglerar HSBs verksamhet såsom de kooperativa principerna, HSBs kompass, Hantering av HSBs varumärke och HSBs kod för föreningsstyrning med flera.

Valberedningen

Föreningsgranskarna väljs av föreningsstämman. Valberedningen föreslår en eller flera, upp till fyra, föreningsgranskare. De personer som valberedningen föreslår till föreningsgranskare ska vara medlemmar i föreningen, företrädesvis kunniga i föreningsliv snarare än att ha erfarenhet av siffror och ekonomi.

Relation till styrelse, ledning och revisorer

Föreningsgranskarna arbetar på uppdrag av föreningsstämman, och lämnar till denna en rapport från sin granskning.

Till ledning och styrelsen ska föreningsgranskaren i god tid före föreningsstämman lämna sin granskningsrapport. Ledning och styrelse ska beredas möjlighet att till föreningsgranskaren lämna sin syn på innehållet i granskningsrapporten.

På förekommen anledning ska föreningsgranskaren till ledning och styrelse även lämna förslag på förbättringar i organisation, arbetssätt med mera, speciellt med fokus på förbättrad föreningsdemokrati, insyn och inflytande för medlemmarna. Detta kan ske i en särskild skrivelse vars innehåll inte måste ingå i granskningsrapporten till föreningsstämman.

Samverkan med revisorer ska bland annat innebära utbyte av information kring respektives uppdrag, samt genomgående sikta på att eliminera risken för dubbelarbete.

Arbetsgången stämma till stämma

Om flera föreningsgranskare utses bör dessa snarast efter föreningsstämman samråda i syfte att:

Inom sig utse en ordförande
Tillsammans upprätta en tidplan för granskningsarbetet
Från ledning/styrelse inhämta föregående års föreningsstyrningsrapport och aktuell verksamhetsplan för året
Kontakta revisor med en begäran om att få delta i ett gemensamt planeringsmöte (normalt tidigt under hösten ). Om revisorn så finner lämpligt också att delta i ett gemensamt planeringsmöte med ledningen inför årets revision och föreningsgranskning. I annat fall boka in ett eget planeringsmöte med ledningen

Tidigt under verksamhetsåret bör föreningsgranskaren träffa ledningen och eller styrelsen för att diskutera föregående års föreningsstyrningsrapport, aktuell verksamhetsplan med mera. Fokus på detta möte bör vara att diskutera de utmaningar i förhållande till dessa dokument som finns för föreningens arbete innevarande verksamhetsår.

I sin planering bör föreningsgranskaren överväga att lägga in granskningsåtgärder avseende specifika områden. Granskning som kan omfatta varierande områden från det ena året till det andra.

Föreningsgranskaren ska senast 31 januari från ledningen/styrelsen kunna efterfråga en preliminär föreningsstyrningsrapport.

Granskningen av föreningsstyrningsrapporten är en central årlig obligatorisk del i föreningsgranskarens uppdrag.

Före föreningsstämman bör föreningsgranskaren bereda ledningen möjlighet att lämna synpunkter på granskningsrapporten. I vad mån dessa synpunkter ska påverka den slutgiltiga utformningen av granskningsrapporten avgör föreningsgranskaren.

Föreningsgranskaren lämnar sin slutgiltiga rapport över granskningen till styrelsen som en del av det samlade materialet till föreningsstämman.

Föreningsgranskaren meddelar i god tid före föreningsstämman till valberedningen om vederbörande står till förfogande för omval.

Föreningsgranskaren deltar på föreningsstämman. Redovisar granskningsrapporten, och är beredd att svara på frågor från föreningsstämman.

Granskning av föreningsstyrningsrapporten

Granskningen av föreningsstyrningsrapporten kan starta före ledningens preliminära redovisning 31 januari.

Granskningen kan utföras genom att intervjua ledning och styrelse.
Det är inte nödvändigt att verifiera alla svar vid intervjun med egen granskning.
Finns det däremot anledning att misstänka/ifrågasätta riktigheten i uppgifterna, bör dessa verifieras, åtminstone stickprovsvis.
Även om föreningsgranskaren känner sig trygg i alla de svar som ledningen/styrelsen lämnar, bör något svar verifieras också med stickprovsvis kontroll.
Om föreningsgranskaren inte känner sig trygg kring något svar som lämnas kan denne begära kompletterande uppgifter.
Om föreningsgranskaren trots detta inte känner sig säker i möjligheten att uttala sig i en granskningsrapport, har denne möjlighet att formulera rapporten enligt detta.

Övrig granskning

Föreningsgranskaren kan årligen välja ut specifika olika områden att specialgranska. Även dessa kan genomföras som analytisk granskning, det vill säga företrädesvis genom intervjuer och samtal. Vid behov kan resultatet av dessa styrkas med direkta granskningsåtgärder.

Fokus i denna övriga granskning bör exempelvis också vara:

Föreningsdemokrati. Efterlevnaden av de kooperativa principerna.
Organisation och effektivitet i den parlamentariska organisationen
Möjlighet för enskilda medlemmar och förtroendevalda till insyn
Möjlighet till påverkan. I vad mån har enskilda initiativ, motioner med mera lett till förändringar i verksamheten.

Förbättringsförslag

Det är önskvärt att föreningsgranskaren vid behov lämnar eventuella förbättringsförslag till ledningen och styrelsen. Även om dessa i första hand kan gälla förbättringar i demokratifrågor, den parlamentariska modellen, insyn och inflytande för medlemmar, kan det också handla om andra reflektioner kring föreningens verksamhet som granskaren gjort i fullgörandet av sitt uppdrag

Granskningsrapporten till föreningsstämman

Föreningsgranskaren ska i god tid lämna sin granskningsrapport till föreningsstämman. Föreningsgranskaren ska i rapporten:

Uttala sig om föreningsstyrningsrapporten kan bedömas vara korrekt.
Uttala sig om eventuella avvikelser, dels sådana som ledningen själv iakttagit, dels sådana som föreningsgranskaren känner osäkerhet kring, eller på annat sätt vill uppmärksamma.
Slutligt uttalande om föreningen så långt föreningsgranskaren kunnat bedöma har tillvaratagit medlemmarnas rätt till insyn och inflytande i enlighet med HSBs kod för föreningsstyrning.